Wybór właściwej osoby na właściwe miejsce to jeszcze nie wszystko. Pomyślnie zwieńczony proces rekrutacji to dopiero pierwszy krok na drodze ku pełnemu sukcesowi zatrudnienia. Adaptacja nowego pracownika jest ostatnim etapem rekrutacji i doboru pracowników.
Każda nowa osoba w firmie to pewna zmiana. Są osoby, które uwielbiają wyzwania, nowe sytuacje, zastrzyk adrenaliny, jednak wejście w strukturę firmy wiąże się ze swego rodzaju stresem. Pierwsze dni pracy przez wiele osób są wspominane jako szczególnie stresujące. To wyzwanie nie tylko dla świeżo zatrudnionej osoby, lecz także dla firmy, która ją przyjmuje. Wbrew pozorom, od procesu wdrożenia pracownika bardzo wiele zależy. Przede wszystkim od jakości procesu wdrażania nowo zatrudnionej osoby jest uzależniona jej późniejsza efektywność w pracy i sposób wykorzystania potencjału dla potrzeb firmy. Ponadto błędy w procesie wdrażania skutkują fluktuacją kadr, mniejszą efektywnością pracy, brakiem lojalności wobec pracodawcy, większą liczbą popełnianych błędów przez nową osobę, rozczarowaniem, a co za tym idzie – mniejszą satysfakcją i motywacją do pracy. To między innymi z tego względu firmy coraz częściej oferują profesjonalne procesy wdrożeniowe, a zdarza się, że tym próbują zachęcić do siebie potencjalnych kandydatów.
Proces ten może trwać dzień, kilka dni, ale częściej trwa nawet kilka tygodni bądź miesięcy. W tym wypadku kluczowe znaczenie ma rodzaj stanowiska, poziom odpowiedzialności pracownika, a także wielkość firmy oraz jej struktura organizacyjna.
Pod okiem czujnego opiekuna
Ostatnimi czasy pieczę nad nowo przyjętym pracownikiem sprawuje mentor. Jest to osoba towarzysząca takiemu pracownikowi w jego codziennych obowiązkach zawodowych. Nie musi to być jego bezpośredni przełożony, ważne, by funkcję tę powierzono osobie, która będzie potrafiła wprowadzić nowego pracownika nie tylko w jego obowiązki, lecz także w grupę współpracowników. Osobę taką można też nazwać nauczycielem, opiekunem czy przewodnikiem. Rolę mentora przydziela się zatem często koledze z działu, zwykle bardziej doświadczonemu i o wyższych kompetencjach. Dobór odpowiedniego opiekuna jest kluczowy w procesie mentoringu. Mentor ma za zadanie nie tylko przekazać swemu podopiecznemu specjalistyczną wiedzę i sposób wykonywania pracy na danym stanowisku, lecz także sprawić, by ten poczuł się dobrze w swojej pracy. W związku z tym nie wystarczy, by mentor wykazał się odpowiednim poziomem kompetencji i kwalifikacji zawodowych, lecz także szeroko rozwiniętymi umiejętnościami interpersonalnymi. Ma to być osoba, od której jej podopieczni będą chcieli się uczyć. Jakkolwiek bowiem przekazanie wiedzy wymaganej na danym stanowisku czy też wytłumaczenie sposobu wykonywania obowiązków zawodowych jest zadaniem stosunkowo prostym, o tyle dużo trudniej jest wprowadzić w kulturę organizacyjną firmy, a także w świat pisanych, jak i niepisanych zasad rządzących firmą. Co zyskuje na tym pracownik? Dzięki mentorowi nowo przyjęty pracownik ma szansę szybciej i skuteczniej wejść w strukturę organizacyjną firmy oraz łatwiej odnaleźć się w nowym otoczeniu. Co ma z tego firma? Dzięki temu, iż pracownik sprawnie przeszedł etap wdrażania, firma zyskuje efektywnego i spełnionego w swej roli zawodowej pracownika. Co więcej, dzieje się to naprawdę niewielkim kosztem.
Grunt to odpowiedni plan
Przyjmując nowego pracownika, należy przemyśleć kilka kwestii. Przede wszystkim istotne jest, jakiego rodzaju stanowisko obejmie nowa osoba, czym będzie się zajmowała, w jak dużym dziale będzie pracowała, w jakiej relacji pozostaje dany dział do całej firmy. Etap wdrażania nowego pracownika powinien rozpocząć się jeszcze przed jego pojawieniem się w firmie: to wówczas powinno być przygotowane stanowisko pracy, warto też zawczasu wyznaczyć mentora.
W pierwszych dniach pracy nowy pracownik powinien być przedstawiony przełożonym oraz współpracownikom. W jaki sposób się to odbędzie, zależy od pracodawcy, a także od możliwości organizacyjnych. Można zrobić w firmie krótkie zebranie bądź chociażby wysłać reszcie pracowników krótki e-mail informujący o powiększeniu się grona pracowników. W małych firmach sprawdzi się na przykład wspólny obiad. Warto, by nowy pracownik wiedział, do kogo może się zwrócić w razie problemów czy wątpliwości. Poza tym, im szybciej zespół zintegruje się z nowym kolegą, tym lepiej. Na wstępie trzeba też zapoznać nową osobę z zakresem jej obowiązków i uprawnień, sposobem pracy na stanowisku, regulaminami obowiązującymi w zakładzie. Trzeba jej też pokazać, gdzie znajdują się kuchnia, toaleta, gdzie może znaleźć niezbędne do pracy materiały itp. Organizacja wdrożenia jest swoistą autoprezentacją firmy – pokazujemy nowemu pracownikowi, jakie mamy standardy pracy, jak działamy, słowem – jak wygląda kultura organizacyjna firmy. Pierwsze wrażenie zwykle trudno zatrzeć, dlatego trzeba szczególnie zadbać o to, by było jak najlepsze.
Nowy pracownik zasługuje na systematyczną informację zwrotną ze strony bezpośredniego przełożonego, trzeba jednak zauważyć, że uczciwa, obiektywna ocena wymaga czasu. Wyrażając opinię zbyt pochopnie, możemy zrazić nowo zatrudnioną osobę zarówno do siebie, jak i do samej pracy. Zastosujmy wobec nowego pracownika przejściowy okres ochronny, w którym to nie będzie on poddawany ocenie, a z pewnością odwdzięczy się większym zapałem do pracy.
To oczywiste, że pracodawcom zależy, by nowa osoba jak najszybciej odnalazła się w firmowym otoczeniu, by poznała panujące zasady i warunki pracy. Nie zawsze jednak szybko oznacza dobrze. Czasem interesy obu stron mogą stać w sprzeczności. Jest to tylko pozorne. Doraźnie być może pracodawca zyska na szybkim wdrożeniu pracownika, ale w dłuższej perspektywie znacznie bardziej opłaca się go wdrożyć po prostu skutecznie. Oczywiście, jeśli nie wybraliśmy właściwej osoby na właściwe miejsce, na nic się nie zda nawet najbardziej profesjonalny proces wdrażania.
Agnieszka Szamreta (Zielona Linia 19524, Centrum Informacyjno-Konsultacyjne Służb Zatrudnienia)