Sporządzenie aktu zgonu w polskim urzędzie stanu cywilnego jest konieczne między innymi z uwagi na organizację w Polsce pogrzebu oraz postępowanie spadkowe.
Właściwym do sporządzenia polskiego aktu zgonu, w sytuacji gdy śmierć miała miejsce poza granicami kraju, jest kierownik urzędu stanu cywilnego miejsca zamieszkania wnioskodawcy.
Wnioskodawcami mogą być w szczególności członkowie najbliższej rodziny zmarłego. Jeśli wnioskodawca nie ma w kraju aktualnego miejsca zamieszkania, polski akt zgonu sporządza kierownik urzędu stanu cywilnego właściwy ze względu na ostanie miejsce zamieszkania wnioskodawcy.
W przypadku gdy wnioskodawca nigdy nie miał w kraju miejsca zamieszkania lub jeżeli wniosek składał konsul, właściwy pozostaje kierownik urzędu stanu cywilnego miasta stołecznego Warszawy.
Sporządzenie polskiego aktu zgonu, w zależności od rodzaju zagranicznego dokumentu, jakim dysponujemy, może nastąpić poprzez:
- wpisanie zagranicznego aktu stanu cywilnego,
- odtworzenie aktu stanu cywilnego – gdy nie można uzyskać zagranicznego odpisu aktu zgonu,
- zarejestrowanie zgonu, który nie został zgłoszony za granicą.
Akt zgonu, który nastąpił za granicą, również powinien zostać wpisany do polskich ksiąg stanu cywilnego.
Do wpisania aktu zgonu sporządzonego za granicą niezbędne są:
- oryginalny odpis aktu zgonu lub inny dokument potwierdzający zgon (dokument musi być przetłumaczony przez tłumacza przysięgłego lub polskiego konsula),
- podanie wraz z oświadczeniem strony, że dotychczas nie występowała z podobnym wnioskiem do urzędów stanu cywilnego na terenie Polski,
- dowód dokonanej opłaty skarbowej.
W przypadku wpisania do polskich ksiąg stanu cywilnego treści aktu zgonu wysokość opłaty skarbowej wynosi 50 zł. Opłata skarbowa od decyzji o odtworzeniu aktu zgonu lub zarejestrowania zgonu wynosi 39 zł.
